Consejos para la firma de correo electrónico de tu empresa

Consejos para Firma de Correo ElectrónicoLas firmas de correo electrónico son tan fáciles de hacer, que es realmente una vergüenza la frecuencia con la que están mal hechas.
Muchas personas quieren reflejar su personalidad, información personal y mucho más en su firma y fácilmente se pueden ir por el camino equivocado.

¿Por qué son importantes las firmas de correo electrónico?

Aunque parezca aburrido y resulte ser el último elemento al cual le des importancia, la firma que usas, afecta el tono de cada correo electrónico que envías a tus conocidos.

Las firmas de correo electrónico, normalmente contienen detalles de contacto, el cargo y la compañía a la que perteneces. Estos datos ayudan al receptor a ponerse en contacto contigo mediante otras vías y en caso de olvidársele el asunto del correo, le ayudan a recordar quién eres y qué haces.

Consejos sobre cómo crear una firma de correo electrónico con gusto

Se conciso

Remitente: En primer lugar, el remitente (El campo “De”) debe tener un nombre y debes usar una dirección de correo corporativa, de ser posible. Si alguien ve johnanderson2012@hotmail.com va a sospechar que es un correo no deseado, si dijera “John Anderson – Diseñador Soluciones4Web” john.anderson@soluciones4web.com sabrán que eres es un diseñador reconocido por la empresa Soluciones4Web.

URL de tu Sitio Web: Usa el nombre de tu sitio web como un enlace, muchas personas usan textos de anclaje como “Mi página web” y esto no es recomendable para los que desean copiar y pegar su URL.

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Longitud: Una firma no debe exceder la longitud del contenido del correo electrónico, por lo tanto, sé lo más breve posible (tres líneas suelen ser suficientes) No pongas la historia de tu vida, el propósito de una firma es que tus contactos sepan quien eres y como contactarte.

Elementos a incluir:

• Nombre.
• Empresa y puesto que ocupas.
• Datos de Contacto.

Importante: No hay necesidad de incluir 10 formas de Contacto, al igual que para el diseño de un Sitio Web, menos es más y entonces sabrán de qué manera prefieres que te contacten.

Recomendamos: que sean 2 o 3 líneas con un máximo de 72 caracteres cada una (muchas aplicaciones de correo electrónico tienen un ancho máximo de 80 caracteres, por lo cual tendrían que usar scroll si te excedes de esa cantidad. Se podría incluir una 4ta línea con la dirección de la empresa, pero ten cuidado si trabajas desde casa.

Recomendación de Firma de correo electrónico

¡Ey!, y antes de proseguir con este tema, me pregunto si te gustaría 
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de las herramientas y ventajas que nos ofrece Internet.

Si es tu caso, te recomiendo de corazón, que inviertas los próximos 8 minutos en ver 
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Ten en cuenta las leyes de tu país:
Te presente, para el uso del correo electrónico, las leyes que tiene tu país en cuanto al correo electrónico y su uso.
En España, hay dos leyes importantes relacionadas con el correo electrónico:
Ley 592003 de 19 de diciembre de firma electrónica.
Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal de España.

NO INCLUYAS en la firma de correo electrónico de tu empresa
• Cuenta de Twitter Personal, Mensajería Instantánea o Skype.
• Número de teléfono o dirección personal (a menos que quieras que te llamen de otros usos horarios temprano en la mañana o de madrugada)
• URL de tu Sitio Web personal.
• Citas al azar en la parte inferior.
• Tu conjunto de habilidades, CV y logros alcanzados.

Las citas al azar, son divertidas para los amigos, pero corres el riesgo de ofender a tus socios de negocio, con los cuales no tienes relación personal.
Aunque no debes incluir tus cuentas de redes sociales personales, si tu empresa tiene cuenta de Facebook o Twitter la puedes incluir, para el caso en que tu interlocutor prefiera ese tipo de contacto.

NO HAGAS ESTO


John Anderson – Diseñador Soluciones4Web
Sitio Web:www.soluciones4web.com
Blog: www.myblog.com
correo electrónico: johnanderson2012@hotmail.com
Mi casa: XXX XXX XXX
Mi esposa: XXX XXX XXX
Oficina: XXX XXX XXX
Móvil: XXX XXX XXX

11 López Miguel
Piso 22
Madrid, España

twitter: @ john_anderson_fan
skype: john _el_way
Messenger: john _ anderson

Me especializo en:
Diseño web
Diseño Gráfico
Diseño de logotipo
Front-end de desarrollo
Diseño de UI

Por qué si el nadar es tan bueno para la figura, las ballenas son tan gordas
(Anónimo)

Imágenes y Logos
Tu firma completa no debe ser una imagen, apartándonos del tema de que el cliente de correo electrónico del destinatario no pudiera verla o que el tamaño sea demasiado grande, ¿cómo van a copiar la información de contacto de una imagen?

Firma con imagen no recomendable

Cualquier imagen debe ser tratada con cuidado. Si quieres incluir tu logo, debes asegurarte que como máximo tenga 50x50px como dimensiones. Si quieres que se te tome en serio, no pongas imágenes animadas.

La mayoría de los clientes electrónicos reciben las imágenes como adjuntos, si toda la firma es una imagen, en este caso, quizás el destinatario ni se percate que existe el adjunto.

La mejor manera de incluir una imagen es alojándola en un servidor y luego utilizar la URL absoluta para insertar el logotipo. Por ejemplo, subir el logotipo en http://www.ejemplo.com/archivos/logo.gif. Y luego, en el HTML de tu firma de correo electrónico, inserta la imagen así:

img src=”http://www.ejemplo.com/archivos/logo.gif” width=”300″ height=”250″ alt=”ejemplo de logo”

Utiliza vCards con Precaución
vCards es una forma genial de compartir información de contacto, pero no recomendamos que las incluyas en las firmas. Tu receptor puede que al recibirla una vez le resulte fantástico, ¿pero para qué querría recibirla siempre? Además el usuario promedio de correo electrónico no sabe lo que es.

Firma de Correo Electrónico VCF

Si no deseas proporcionar una vCard, basta con incluir un enlace a una copia remota.

¿Qué sucede con las cláusulas de confidencialidad?

Si los correos electrónicos incluyen información confidencial, puede que tengas que incluir un acuerdo de confidencialidad para evitar fugas de información.
La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal de España explica los elementos a tener en cuenta en este país. Revisa las cláusulas de confidencialidad de tu zona, e incluso las de tu empresa.
Si no es estrictamente necesario y no manejas información confidencial, evita su uso, pues por su longitud llegan a ser molestas.

No le temas a la personalización

Aunque tu firma de correo electrónico debe ser concisa y memorable, no tiene por qué ser aburrida, sé creativo. La clave para una firma de correo electrónico simple, memorable y hermosa se encuentra en el equilibrio de los datos personales y los datos de contacto. De hecho, algunos diseñadores tienen firmas de correo electrónico muy originales, la mayoría de las veces, con usar código ASCII simple es suficiente.


w: http://soluciones4web.com
b: http://soluciones4web.com/blog

m: 644317266
s: soluciones4web

c: w = web, b = blog, m = móvil, s = skype, c = clave
Soluciones4Web


Con optimismo,
Soluciones4Web
www.soluciones4web.com

Firma con ASCII

¿HTML?
Si es posible, mantente alejado del formato HTML. Cada diseñador web sabe lo complicado que puede ser la compatibilidad con los distintos clientes de correo. Aunque HTML es compatible con firmas de correo electrónico, es probable que tengas problemas con las imágenes y las líneas divisorias. Algunos formatos ASCII pueden funcionar en algunos casos.
Por supuesto, si lo que deseas realmente es usar HTML lo puedes hacer. Para ello debes tener en cuenta los siguientes elementos.

Ten en cuenta los siguientes elementos a la hora de usar HTML en la firma de correo electrónico

• Asegúrate de que se ve correctamente en texto plano.
• Utiliza fuentes en negrita y estándares, no uses fuentes grandes, pequeñas y coloridas.
• No uses CSS. El formato HTML es aceptado universalmente.
• Usa Fuentes Font-Safe.
• Si incluyes un logo, asegúrate de que la firma se vea correctamente aún cuando este no se cargue o se bloquee.
• Verifica cómo se ve la firma cuando se reenvía el correo, debe verse de la misma forma que cuando se crea un correo nuevo.

Estos son algunos ejemplos de firmas con HTML:

Firma de Correo Electrónico con HTML 1

Firma de Correo Electrónico con HTML 2

Firma de Correo Electrónico con HTML 3

Firma de Correo Electrónico con HTML 4

Firma de Correo Electrónico con HTML 5

Firma de Correo Electrónico con HTML 6

Firma de Correo Electrónico con HTML 7

Firma de Correo Electrónico con HTML 8

Firmas separadas del contenido
Se recomienda separar el contenido de tu correo electrónico de tu firma. La forma más estándar de hacerlo es mediante dos guiones “__”. También pudieran usarse estas variantes:
“––” “======” o “_______”, incluso varios espacios que separen visualmente el contenido de la firma puede ser correcto.

Configura tu cliente de correo electrónico
Ofrecer un asesoramiento general no es tan complicado como enfrentarse a tu cliente de correo electrónico y ver que variantes te ofrece, te dejo algunas ayudas:

Outlook: Puedes ver una Guía para las firmas de correo electrónico y otra Guía para las firmas de correo electrónico en Outlook 2003.

Entourage: El correo electrónico de Microsoft para Mac funciona de forma diferente. Aquí hay un tutorial sobre cómo configurarlo.

Gmail: Para configurar la firma de Gmail te dejo estas 5 maneras.

Hotmail: Consejos para imágenes personalizadas y mucho más para Hotmail.

Yahoo: Te dejo algo de ayuda con este cliente aquí.

Apple Mail: Te dejo un tutorial sobre este cliente, explican como poner en práctica algunos códigos HTML, e incluso tendrás una idea de como verlo en un iPhone. Y estos otros relacionados para Crear Firmas HTML y Crear Plantillas Personalizadas. Fir­mas HTML en Apple Mail está muy bien explicado.

Palm Pre: Aprende a personalizar tu firma aquí.

IPhone: Aprende a personalizar tu mensaje “Enviado desde mi iPhone” aquí.

BlackBerry: Te dejo un artículo sobre como cambiar el mensaje de tu BlackBerry.

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Sobre Liane

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10 Comentarios
  1. Pingback: 40 formas GRATIS de aumentar las visitas a tu web | Soluciones4Web

  2. Autor
    5 septiembre de 2012 a las 12:33 am

    Excelente este articulo, detallista, ameno y de utilidad.

    Responder
    • Naylín
      5 septiembre de 2012 a las 4:47 pm

      ¡Hola!
      Me alegra que te haya resultado útil el artículo. ¡Saludos!

      Responder
  3. Mariano
    10 enero de 2014 a las 6:57 pm

    Hay posibilidad de incluir dos firmas y seleccionar la que mas te interese, dependiendo del correo que vayas a mandar?
    Muchas gracias.

    Responder
    • Zuzel Amelia Gorostiaga
      12 enero de 2014 a las 12:27 pm

      Hola Mariano!

      Muchas gracias por tu comentario.

      La posibilidad de incluir dos firmas asociadas a una misma dirección de correo dependerá de tu cliente de correo electrónico.

      En el caso de gmail que es el que utilizo habitualmente, la función de firmas de Gmail solo permite tener una firma por cada dirección,
      pero si quieres utilizar varias firmas o firmar solo de vez en cuando, tienes la función experimental de Labs para Gmail “Respuestas estándar”.

      Puedes habilitar la función “Respuestas estándar” en la pestaña Labs de “Configuración”.
      Redacta un mensaje y haz clic en More options drop-down arrow Más opciones si quieres crear, modificar y utilizar tus firmas de respuesta estándar.

      La otra alternativa que tienes es asociar a tu cuenta de correo más de una dirección de correo electrónico para distintas necesidades que tengas y a cada una de ellas le asignas la firma adecuada.

      Un abrazo,

      Zuzel

      Responder
  4. Ricardo
    8 febrero de 2014 a las 12:17 pm

    Hola a todos. En estos momentos estoy intentando crear una firma en Gmail para mi pequeño negocio del tipo un imagen de Illustrator de 5cmx5cm a la izqda., el texto de mi empresa a su derecha y debajo de todo eso unos 7 renglones de las Ley de Protección de datos. Me estoy encontrando con todos los problemas: mensajes de gamil de tamaño grande, los tamaños no se adaptan a Gmail, ¿alguna idea?, ¿tutorial?

    Responder
  5. Ulises
    8 abril de 2014 a las 6:41 pm

    Gracias. Me ayudo

    Responder
  6. Esteban
    16 mayo de 2014 a las 8:08 pm

    No tienen algunos ejemplos tipo plantilla en html para poder modificar? como los de las fotos del post? saludos

    Responder
    • Daniel
      30 mayo de 2014 a las 9:13 am

      Hola Esteban!!!

      No entiendo bien tu pregunta, por favor ¿puedes darme más detalles de lo que deseas?

      Saludos!!!

      Responder
1 Pings/Trackbacks para "Consejos para la firma de correo electrónico de tu empresa"
  1. [...] Cuando envías un email, ¿tienes puesto un enlace a tu sitio en el pie de firma? Cuando te comunicas por correo electrónico, cada email es una oportunidad de llevar a la persona a la que escribes a tu sitio web. Además, si tu correo lo reenvían o lo comparten con otras personas, el enlace a tu sitio estará ahí para ellos también. Aquí tienes algunos consejos para crear una Firma de correo electrónico para tu empresa. [...]

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